Anche se tutto il personale della scuola è quotidianamente impegnato nelle relazioni con il pubblico, si individua nella segreteria l’Ufficio Relazioni con il Pubblico, dal momento che è spesso il primo ufficio con cui il pubblico entra in contatto.
La segreteria della scuola gestisce tutte le pratiche necessarie per l’amministrazione della scuola, la gestione del personale e le relazioni con il pubblico.

Direttore Amministrativo (DSGA): Pattini Eulalia

Dal sito www.cpialodi.edu.it è possibile comunicare on line con l’ufficio di Segreteria.

Anno scolastico 2023/2024

La segreteria è aperta al pubblico dal lunedì al venerdì dalle ore 09:00 alle ore 11:00.
La DSGA riceve esclusivamente previo appuntamento; si consiglia di mandare una e-Mail all’indirizzo cpialodi@gmail.com.

Uffici

L’Ufficio Alunni è responsabile:

• della raccolta delle iscrizioni degli studenti in collaborazione con i docenti e gli ausiliari dei Punti di Erogazione preposti, del controllo dei documenti e della tenuta dei fascicoli degli studenti
• dell’informazione dell’utenza interna ed esterna
• della raccolta delle iscrizioni dei corsisti (ampliamento offerta formativa)
• dell’inserimento delle iscrizioni nel database e della tenuta dello stesso aggiornato per la produzione di elenchi, …
• del registro elettronico in supporto al personale docente
• delle statistiche
• del rilascio di diplomi e certificazioni
• degli esami
• degli infortuni degli alunni
• delle pratiche di accesso agli atti amministrativi/controllo autocertificazioni
• delle elezioni degli organi collegiali
• dell’invio dei documenti scolastici
• della tenuta di fascicoli e dell’archiviazione dei documenti degli alunni
• delle visite guidate, dei viaggi di istruzione: pratiche amministrative in collaborazione con area contabilità e docenti preposti
• della gestione del pacchetto di sicurezza ed educazione civica Prefettura
• del controllo dei pagamenti degli alunni e dei corsisti
• della gestione dell’albo on line e dell’Amministrazione Trasparente: parte di competenza
• del telefono e della posta elettronica
• della collaborazione con il DS e il DSGA
• della partecipazione alla tenuta del registro di protocollo informatico ( segreteria digitale)
• delle funzioni strumentali per monitoraggi relativi agli studenti
• della verifica dei contributi volontari delle famiglie
• della collaborazione con i docenti
• della gestione della corrispondenza

 
L’Ufficio del Personale è responsabile:

• degli organici
• della tenuta dei fascicoli personali analogici e digitali
• della compilazione delle graduatorie per supplenze del personale docente e ATA
• della gestione sostituzioni del personale docente di ruolo e/o in servizio raccordandosi con il DS
• del conferimento delle supplenze personale docente e ATA raccordandosi con il DS
• della distribuzione della corrispondenza interna
• della cura degli atti relativi alle assunzioni in servizio per il personale docente e ATA
• dei trasferimenti del personale docente e ATA
• della tenuta ed aggiornamento della posizione matricolare di ogni singolo docente e ATA
• dei part-time, permessi, permessi diritto allo studio del personale docente e ATA
• delle cessazioni dal servizio personale docente e ATA
• della modulistica computo riscatto, ricongiunzione personale docente e ATA
• della raccolta dei certificati medici relativi alle assenze personale docente e ATA
• della formulazione delle graduatorie interne personale docente e ATA
• della RSU: Convocazioni e rendicontazioni
• dell’attività sindacale: comunicazioni scioperi e assemblee
• del riconoscimento dei servizi prestati; del rilascio dei certificati di servizio
• dell’organizzazione delle attività di aggiornamento e formazione di tutto il personale
• delle istanze on-line: attivazioni e supporto al personale
• degli incarichi inerenti la privacy
• delle pratiche inerenti la sicurezza (incarichi, …)
• delle nomine al personale docente e ATA per attività aggiuntive (incarichi e nomine FIS) con raccolta atti amministrativi al termine delle attività per la necessaria liquidazione da parte del DSGA
• della gestione TFR delpersonale docente e ATA in collaborazione con l’area contabile
• della gestione del pacchetto sicurezza ed educazione civica Prefettura
• dell’organico del personale docente e ATA in collaborazione con il DS
• del supporto per l’inserimento delle iscrizioni nel database e tenuta dello stesso aggiornato con area alunni
• del supporto alle elezioni degli organi collegiali ove previsto con l’area alunni
• delle ricostruzioni e progressioni carriera in collaborazione con l’area contabile e il DSGA
• del supporto al DSGA nel fornire i dati e i riscontri necessari sullo stato di avanzamento dei contratti ai fini della liquidazione degli stipendi secondo le nuove modalità previste per il personale a tempo determinato
• della tenuta e del controllo dei fogli firma del personale ATA in collaborazione con il DSGA
• della gestione dell’albo online e dell’Amministrazione trasparente in collaborazione con l’esperto esterno: parte di competenza
• della comunicazione dei guasti agli enti locali (Provincia, comune)
• della gestione e delle assemblee sindacali

 
L’Ufficio gestione protocollo e patrimonio/contabilità è responsabile:

• della cura della corrispondenza in arrivo su indirizzi di posta attivi nella scuola ( posta elettronica, pec) e della corrispondenza dei siti istituzionali
• del protocollo di tutta la corrispondenza in entrata, sia quella per via ordinaria che quella per via telematica, entro il giorno successivo al ricevimento
• dell’invio della posta sia per via ordinaria che per via telematica
• della corrispondenza della Dirigenza e del Direttore Amministrativo
• della predisposizione delle delibere del Consiglio di Istituto e delle circolari in collaborazione con il DS
• della predisposizione di pratiche varie (enti locali, …) in collaborazione con il DS
• dell’archiviazione di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, in base all’apposito titolario e sulla base di indicazioni da parte dei responsabili dei procedimenti delle aree assegnate.
  Si chiede inoltre che sulla posta che viene spedita tramite e-mail, il Dirigente Scolastico debba apporre il proprio visto sulla copia stampata, che debba essere introdotta una cartella relativa alla posta urgente, affinché il Dirigente Scolastico possa esaminarla in giornata
• della tenuta degli inventari delle macchine e attrezzature di proprietà del CPIA e dei relativi registri
• della predisposizione di gare di appalto in collaborazione con il DS
• degli ordini di acquisto di materiale e attrezzature didattiche, dalla richiesta di preventivi fino alla liquidazione con procedura ordinaria, CONSIP e MEPA e inoltro degli stessi
• delle visite guidate, dei viaggi di istruzione: richiesta preventivi in collaborazione con area alunni e docenti preposti
• del supporto all’inserimento delle iscrizioni nel database e tenuta dello stesso aggiornato con area alunni
• del supporto alle elezioni degli organi collegiali ove previsto con area alunni
• della richiesta CIG, CUP e inserimento a Sidi, DURC ed adempimenti AVCP
• della tenuta pratiche corsi (contratti di prestazioni d’opera o collaborazioni a progetto e documenti amministrativi esperti esterni)
• della tenuta dei registri contabili: registro contratti e Piattaforma Certificazione dei Crediti
• della stipula dei contratti con esperti esterni
• della gestione dell’Anagrafe delle prestazioni
• della gestione del pacchetto sicurezza ed educazione civica Prefettura
• della gestione TFR personale docente e ATA in collaborazione con area personale
• delle ricostruzioni e progressioni carriera in collaborazione con area personale e DSGA
• degli F24 invii telematici
• della gestione dell’albo online e dell’Amministrazione trasparente: parte di competenza
• dei bandi per il reclutamento del personale esterno
• della gestione file XML L. 190/2012
• della gestione del procedimento fatturazione elettronica
• della gestione trasmissioni telematiche dichiarazione IRAP, mod.770, DMA, UNIEMENS, CONGUAGLI EX-PRE96, anagrafe delle prestazioni
• del rilascio CU, registri INPS – rapporti con RTS e MEF; Tenuta dei registri dei decreti
• della cura e gestione del patrimonio, della tenuta degli inventari e adempimenti connessi alle attività negoziali per gli acquisti di beni e servizi
• della tenuta dei registri di magazzino, dell’acquisizione richieste di offerte (RDO), della redazione dei progetti
• dell’accesso agli atti L.241/1990 – decertificazione
• dell’aggiornamento assenze e presenze del personale in collaborazione con l’ufficio personale con emissione decreti congedi ed aspettative
• della gestione degli scioperi
• dell’autorizzazione per libere professioni e attività occasionali
• delle visite fiscali
• della tenuta e controllo delle pratiche relative a tutti i progetti da realizzare nell’ambito del PTOF
• della gestione della procedura per l’attivazione dei corsi
• della collaborazione con l’ufficio alunni
• dell’emissione degli ordinativi di fornitura carico e scarico del materiale di facile consumo
• della gestione delle procedure connesse con la privacy
• del responsabile fotocopiatrice e della collaborazione con il DS e DSGA
• della pubblicazione degli atti di propria competenza nella sezione pubblicità legale albo online
• dei certificati di servizio e della tenuta del registro dei certificati
• della costituzione, svolgimento, modificazione ed estinzione del rapporto di lavoro; della Ricongiunzione L.29 – quiescenza- dichiarazione dei servizi
• della gestione delle statistiche assenze personale e dell’invio all’esperto per la pubblicazione dei dati sul sito web della scuola
• delle pratiche causa di servizio, dell’anagrafe del personale, della preparazione dei documenti per il periodo di prova, delle proroghe del periodo e delle conferme in ruolo, del controllo dei documenti di rito all’atto dell’assunzione
• della gestione supplenze
• della comunicazione di assunzioni, proroghe e cessazioni al centro per l’impiego

Tempistica/Scadenziario

Nello svolgimento dei propri incarichi sono osservate le scadenze e i tempi stabiliti dalle disposizioni vigenti e comunque necessari per l’assolvimento dell’incarico.
Il personale amministrativo avrà comunque cura di osservare le seguenti scadenze:

• Controllo e verifica della documentazione relativa alle presenze entro il 10 del mese successivo
• Controllo e verifica della documentazione relativa alla concessione ferie nei periodi estivi e di
  sospensione dell’attività didattica (ATA): entro e non oltre il 31 maggio
• Ricevimento domande di iscrizione: a vista
• Certificati di servizio: 3 giorni dalla richiesta
• Duplicazione atti: 2 giorni dalla richiesta
• Certificati iscrizione/frequenza: 2 giorni dalla richiesta
• Attestati-sostituzioni diplomi: 2 giorni dalla richiesta
• Diplomi originali in giacenza: a vista
• Infortuni: 2 giorni dalla denuncia
• Pubblicazione atti all’albo di istituto in data di assunzione al protocollo
• Pubblicazione delibere del Consiglio Istituto: 8 giorni dalla seduta
• Trattamento di fine rapporto (TFR): entro 15 giorni dal termine del servizio
• Anagrafe delle prestazioni: 30 giugno e 31 dicembre